Ohjeita palveluntuottajille sosiaalihuollon Kantaan liittymisestä

Sosiaalihuollon asiakastietojen tallentaminen Kannan asiakastietovarantoon aloitetaan 1.9.2026 kaikkien palvelutehtävien osalta samanaikaisesti. Samaan aikaan myös yksityiset palveluntuottajat aloittavat asiakastietojen tallentamisen meidän rekisterimme alle.

Helsinki on linjannut, että meillä ei oteta käyttöön rinnakkaisliittymistä, joten teidän ei ole mahdollista ottaa käyttöön meidän käytössänne olevaa järjestelmää. Teidän tulee liittyä joko omalla suoraliittymisellä tai jonkun toisen toimijan kanssa yhteisliittymismallilla.

Lue lisää Kanta-palvelun liittymismalleista(Linkki johtaa ulkoiseen palveluun)

Helsingillä määrittelyt on tehty ja niitä viimeistellään lähiaikoina. Tavoite voisi olla, että marraskuun loppuun mennessä tiedotetaan.

VAKE on aloittanut asiakirjamäärittelyt, ja tavoite on saada työ valmiiksi 1/26.

Lähtökohtaisesti kaikki kirjaukset näytetään asiakkaalle OmaKannassa, jos ei ole tarve tehdä lakiin perustuvaa viivästämistä tai pysyvästi näyttämättä jättämistä.

Kanta-palvelujen käsikirja sosiaalihuollon toimijoille - Oma työpöytä Luku 5.3.1(Linkki johtaa ulkoiseen palveluun)(Linkki johtaa ulkoiseen palveluun)

Se, tapahtuuko tallennus automaattisesti vai vaatiiko se teidän järjestelmässänne joitain manuaalisia toimia, emme osaa vastata. Asiakastiedon tallentamistapa Kantaan ja OmaKantaan riippuu käytössänne olevasta tietojärjestelmästä.

Sosiaalihuollossa voi yksiköstä ja palvelusta riippuen olla tarve kirjata ja tallentaa potilastietoa potilastietovarantoon.

Määrittelytyö on aloitettu sosiaalihuollossa syntyvää potilastietoa koskien, mutta sen lakisääteinen määräaika on 1.3.2027, ja se ei sisälly suoraan tähän Kanta-palveluiden käyttöönottoprojektiin, mutta seuraamme sen etenemistä. 

Kaikki asiakastiedot tulee tallentaa Kantaan (sosiaalihuollon asiakastietovarantoon). Mutta mikäli tarkoitetaan asiakkaalle itselleen näkyvää OmaKanta-näkymää, niin lastensuojelun ja muidenkin alle 18-vuotiaiden palveluiden kirjaamisen ja OmaKannassa tietojen näyttämisen ohjeistus tullaan laatimaan erikseen ja tiedotamme teitä siitä myöhemmin.

Emme täysin ymmärrä, mitä kysymyksellä tarkoitetaan. Miten mahdollinen palvelupäätöksen puuttuminen vaikuttaa itse asiakastiedon kirjaamisen tarpeeseen? Vastauksena kuitenkin selvennämme, että päivätoiminta on poistunut sosiaalipalveluluokituksesta ja tukipalveluista osallisuutta ja sosiaalista kuntoutumista edistävä tai tukeva palvelu on sellainen, jossa tilannekohtaisesti määritellään kirjaamisvelvollisuus. Esimerkiksi jos omassa toiminnassa kirjataan osallisuutta ja sosiaalista kuntoutumista edistävästä tai tukevasta palvelusta – niin silloin tulee myös yksityisten kirjata, koska asiakkaan tulee myös kirjausten osalta olla samanarvoisessa asemassa, huolimatta saako palvelun omana vai ostopalveluna.

Tämä on selvityksessä VAKEssa arkkitehtuuripuolella.

Tilanteessa tulee tehdä ilmoitus puhelimitse esim. vastuutyöntekijälle tai päivystykseen tai sähköisesti Maisan kautta. Toimintatapa säilyy siis ennallaan.

Tiedot toimitetaan nykyisten toimintatapojen mukaan 31.8.2026 saakka. Päättyneiden asiakkuuksien osalta tiedot tulee toimittaa ajantasaisesti nyt sovittujen käytäntöjen mukaisesti.

Tiedotamme tarkemmin lähempänä siirtymisaikaa niiden asiakastietojen toimittamisen osalta, jotka kuuluvat teidän palveluihinne vielä 1.9.2026, eli siirtymäajan yli menevien asiakkuuksien osalta.

Asiakastiedot tulee tallentaa Kannan asiakastietovarantoon. Tietojen tallentaminen on pakollista, eikä Kannan ruuhkautumisesta tarvitse huolehtia. Lisäksi lähtökohtaisesti kaikki kirjaukset näytetään asiakkaalle OmaKannassa, jos ei ole tarve tehdä lakiin perustuvaa viivästämistä tai pysyvästi näyttämättä jättämistä.

Kirjaukset näkyvät puolesta-asioiville huoltajille lähtökohtaisesti, mikäli erityistä syytä rajaamiseen ei ole tehtynä. Alle 18-vuotiaiden palveluiden kirjausten tallennus ja OmaKannassa tietojen näyttämisen ohjeistus tullaan laatimaan erikseen ja tiedotamme palveluntuottajia siitä myöhemmin.

Jokaisella sosiaalihuollon ammattilaisella on vain yksi ammattivarmennekortti, joka kertoo, että ammattilaisella on tietty Valviran edellyttämä tutkinto suoritettuna. Ja tuolla ammattivarmennekortilla voi tehdä Kanta-haun ja tallentaa tiedot Kantaan minkä tahansa hyvinvointialueen rekisteriin, joiden asiakkaille tuotatte palvelua.

Emme täysin ymmärrä, mitä kysymyksellä tarkoitetaan. Mitä kysyjä tarkoittaa tässä palveluntuottajalla? Meidän ymmärryksemme mukaan perhehoitaja on palveluntuottaja, ja jos tuottaa ammatillista perhehoitoa, on kirjaukset tallennettava asiakastietolain mukaisesti Kantaan ja lähtökohtaisesti näytettävä tiedot OmaKannassa.

Asiakastietojärjestelmät eivät automaattisesti toimi niin, että palvelunjärjestäjän kirjaukset siirtyisivät Kanta-palvelun kautta teidän järjestelmäänne. Rekisterinkäyttöoikeus mahdollistaa sen, että pääsette hakemaan Kanta-palvelun asiakastietovarannosta palvelunjärjestäjän kanssa sovitun palvelun toteuttamista varten tarvittavat olennaiset asiakastiedot. Siihen emme osaa ottaa kantaa, miten teillä käytössä oleva tietojärjestelmä toteuttaa nämä toiminnallisuudet. Ohjaisimme kysymään tätä teidän omalta järjestelmätoimittajaltanne tai siitä vastaavalta ammattilaiselta.

Kyllä. Tällä hetkellä tämä on THL:ssä määritelty näin. Tiedoksi, että asumisessa käytettävän merkinnän "Merkintä asiakkaan arjesta" toteutukseen THL on tunnistanut määrittelyn tarvetta. Mahdolliset muutokset julkaistaan jääkauden jälkeen 2027.

Kaikkien korttien tilaus tapahtuu rekisteröintipisteiden kautta. 

Katso rekisteröintipisteet hyvinvointialueittain (pdf)(Linkki johtaa ulkoiseen palveluun)

Kantaan liittymisvelvoite ei koske yksityishenkilöitä eikä niitä yksityisiä ammatinharjoittajia tai pieniä palveluntuottajia, joilla ei ole sähköistä asiakastietojärjestelmää käytössään. Kyseisten toimijoiden asiakastietojen ja suoritetietojen toimittamisen osalta ohjaamme varmistamaan asian kyseisen palvelun vastuuhenkilöltä Vakesta tai Helsingistä.

Ohjaamme olemaan yhteydessä järjestelmätoimittajaanne ja selvittämään heidän valmiutensa Kantaan liittymiseen ja pyytämään sieltä ohjeistusta, mitä toimia teidän tulee tehdä.

Yleisesti voidaan vastata, että sähköinen asiakastietojärjestelmä tulee muuttaa Kanta-yhteensopivaksi ja järjestelmästä tulee olla yhteys Kanta-palveluun. Siihen, siirtyvätkö kirjatut ja tallennetut asiakaskirjaukset automaattisesti Kantaan vai vaatiiko se ammattilaiselta jonkin toimenpiteen järjestelmän sisällä, emme pysty vastaamaan, vaan siitä tulee kysyä järjestelmätoimittajaltanne.

Kaikille asiakkaille on tehtävä palvelun toteuttamissuunnitelma -asiakirja, joka tulee tallentaa Kantaan Helsingin tai VAKEn rekisteriin, riippuen kumman lukuun tuotatte palvelua. Helsinki ja VAKE eivät edellytä henkilökohtaisen avun tuottajilta/avustajilta päivittäiskirjausten kirjaamista ja tallentamista Kantaan. Suoritekirjaukset/avustustunnit on toimitettava palvelunjärjestäjälle nykykäytännön mukaan jollakin sähköisellä järjestelmällä (esim. Palse).

Miten kirjaaminen onnistuu niiden henkilöiden osalta, jotka eivät ole vielä valmistuneet ammattiin (esim. opiskelijat, jotka työsuhteessa, mutta vielä ilman Valvira-hyväksyntää) ja joilla ei siis ole sote-korttia?

Järjestelmäänne kirjautumisen osalta emme ota kantaa, minkälaisen kortin tai tunnistautumisen se vaatii. Olkaa tästä yhteydessä omaan järjestelmätoimittajaanne. Kuitenkin tietyt asiakirjat, jotka on määritelty Kanta-käsikirjassa (luku 9.10.1), tulee allekirjoittaa varmennekortin avulla. Lisäksi Kanta-haku vaatii varmennekortin. Kun opiskelija ei ole vielä Valviran rekisterissä, on mahdollista käyttää varmennekorttina henkilöstökorttia.

Mitä eroa on henkilöstö- ja toimijakorteilla?

Henkilöstökortti voidaan hankkia esimerkiksi toimiston tai tietopalvelun työntekijöille tai opiskelijoille, joilla ei ole vielä ammattioikeutta. Toimijakortti on tarkoitettu sosiaali- ja terveydenhuollon ulkopuolisille toimijoille, jotka työskentelevät sosiaali- ja terveydenhuollon organisaatioissa. Toimijakortti voidaan hankkia esimerkiksi tietojärjestelmätoimittajille tai it-konsulteille.

Tuleeko kaikille oma toimikortti vai vain hänelle, joka siirtää tietoja Kantaan?

Pääsääntöisesti sosiaalihuollon ammattihenkilöillä on velvollisuus kirjata ja tallentaa kirjaus Kantaan viivytyksettä sen jälkeen, kun se on valmistunut. Ammattihenkilöillä on lähtökohtaisesti sote-ammattikortit käytössään.

Kanta-palvelut itsessään eivät edellytä, että Kantaan tallentamisessa käytetään varmennekorttia.

Kantaan tallentamisen tekninen toteutus on riippuvainen käytössänne olevasta järjestelmästä.

Lisätietoa varmennekorteista

Varmenteet ja kortit sosiaali- ja terveydenhuollolle (Digi- ja väestötietovirasto)(Linkki johtaa ulkoiseen palveluun)

Lapsen puolesta asioiva huoltaja näkee lähtökohtaisesti kaikki alle 18-vuotiaan lapsen asiakastiedot OmaKannassa. Samat tiedot näkyvät myös lapselle. Palvelunjärjestäjän ammattilainen voi omalla päätöksellään tai lapsen perustellusta pyynnöstä rajata tietojen näyttämistä huoltajalle OmaKannassa. Vain yhtä huoltajaa koskevia rajoituksia ei kuitenkaan voida tehdä.

Helsinki ja VAKE valmistelevat parhaillaan omaan ohjeistusta alaikäisten kirjaamisesta ja tietojen näyttämisestä huoltajalle. Aiheesta järjestetään yksityisille palveluntuottajille tilaisuus 24.4.2026 klo 12–13.

Olemme pyytäneet yksiköiden OID-koodeja rekisterinkäyttöoikeuden antamista varten. Kanta-käsikirjan mukaan rekisterinkäyttöoikeus muodostuu, kun sosiaalihuollon palvelunjärjestäjä merkitsee asiakkuusasiakirjaan omassa asiakastietojärjestelmässään palveluntuottajan tai palveluntuottajan nimeämän tosiasiallisen toteuttajan palveluyksikkötiedon sekä palveluyksikön asiakkuuden alkamisajan. THL:n mukaan palveluntuottajan palvelupistetiedot siirtyvät Soterista SOTE-organisaatiorekisterin palveluyksikkötiedoiksi.

LVV:n mukaan lähtökohtaisesti palveluntuottaja päättää itse toimintansa hallinnollisesta ja toiminnallisesta organisoinnista palveluyksiköiksi ja palvelupisteiksi sekä hakee ne rekisteröitäväksi tämän mukaisesti. Palveluntuottaja vastaa siitä, että palveluyksikön toiminta on palveluntuottajan omavalvonnallisesti hallittavissa.

Alun perin ajattelimme antavamme rekisterinkäyttöoikeuden mahdollisimman tarkalle tasolle ja nimenomaisesti niihin yksiköihin, joissa asiakas tosiasiallisesti on asiakkaana. Asiaa LVV:ltä kysyttäessä saimme edellisessä kappaleessa olevan vastauksen ja voidaan toimia sen mukaisesti. Pahoittelemme tästä teille mahdollisesti aiheutunutta ylimääräistä vaivaa.

Jos kysymys koskee rekisterinkäyttöoikeutta, niin Kanta-käsikirjan mukaan rekisterinkäyttöoikeus muodostuu, kun sosiaalihuollon palvelunjärjestäjä merkitsee asiakkuusasiakirjaan omassa asiakastietojärjestelmässään palveluntuottajan tai palveluntuottajan nimeämän tosiasiallisen toteuttajan palveluyksikkötiedon sekä palveluyksikön asiakkuuden alkamisajan. Jos asiakkaan palvelua toteutetaan useammassa kuin yhdessä palveluntuottajan palveluyksikössä, tulee asiakkuusasiakirjaan merkitä näkyviin kaikkien palvelua toteuttavien palveluyksiköiden tiedot ja palveluyksiköiden asiakkuuksien alkamisajat.

Suosittelemme varmistamaan tietojärjestelmätoimittajaltanne, että asiakastietoja käsittelevä järjestelmänne vastaa niille asetettuja Kanta-vaatimuksia.

Kyllä.

Helsinki on toimittanut asiakirjat viikolla 10, maaliskuussa 2026. Mikäli et ole saanut niitä, olethan yhteydessä omaan yhteyshenkilöösi Helsingissä. VAKElla määrittelyt ovat viimeistelyvaiheessa.

Kaikki asiakirjat tallennetaan jatkossa sosiaalihuollon asiakastietovarantoon eli Kantaan. OmaKanta taas on asiakkaille näkyvä asiakasportaali, jossa lähtökohtaisesti näkyy samat tiedot, ellei ammattilainen rajaa asiakirjojen näkymistä. THL on tiedottanut 17.3.2026 seuraavasti:

• Asiakaskertomusmerkinnät tullaan näyttämään OmaKannassa vuoden 2026 loppuun mennessä.
• OmaKannassa näytetään kaiken tyyppiset kertomusmerkinnät, mukaan lukien päivittäismerkinnät, eli merkinnät asiakkaan arjesta.

Tiedonhakuun asiakastietovarannosta vaikuttaa järjestelmän rekisterinkäyttöoikeusominaisuudet. Toisaalta rekisterinkäyttöoikeuteen liittyvät toimintatavat palvelunjärjestäjän ja toisen toimijan välillä ovat erillinen prosessi. Mikäli kysymys liittyy tiedonhaun tekniseen toimintatapaan, olethan yhteydessä järjestelmätoimittajaanne. Jos kysymys koskee rekisterinkäyttöoikeuden avaamisen prosessia, siihen liittyvä määrittely on vielä kesken.

Tähän löytyy vastaus Kannan sivuilta: OmaKannassa asiointi aikuisen puolesta ( Kanta.fi)(Linkki johtaa ulkoiseen palveluun)

Valitettavasti emme pysty tähän vastaamaan, sillä yhteisen palvelun kokonaisuus ei kuulu Kanta-projektiin.

Asiakastiedon tallentamista varten palveluntuottajalla tulee olla rekisterinkäyttöoikeus palvelunjärjestäjän rekisteriin. Palvelunjärjestäjä antaa rekisterinkäyttöoikeuden sille palveluntuottajan SOTE-organisaatiorekisteriin tallennetulle palveluyksikölle, jossa asiakas tosiasiallisesti tulee olemaan asiakkaana.

SOTE-organisaatiorekisteriin tieto palveluyksiköstä muodostetaan Soteri-rekisteriin rekisteröidystä palvelupistetiedosta. On siis erittäin tärkeää, että rekisterinkäyttöoikeus saadaan avattua oikealle palvelunantajalle ja oikeaan yksikköön, ja siksi Soteri-rekisterin tietojen tulee olla ajantasaisia ja tosiasiallista organisaatiorakennetta vastaavia.

Kannassa ei ole tätä mahdollistavaa toimintoa, vaan tämä perustuu aina keskinäiseen viestintään ja yhteydenpitoon. Käytännössä monesti ollaan yhteydessä asiakkaan omatyöntekijään.

Helsingissä asiakirja voidaan viivästää 1 kk ajaksi, jotta voidaan selvittää pidempiaikaisen viivästämisen tarve. Lähtökohtaisesti asiakirjat kuitenkin tallennetaan Kantaan viivytyksettä.

Lähtökohtaisesti kaikki kirjaukset, myös päivittäiskirjaukset, näkyvät OmaKannassa sekä alaikäiselle itselleen että huoltajille, ellei niitä perustellusta syystä viivästetä tai merkitä erityissisällöllä (eli jätetään pysyvästi näyttämättä). Tämä koskee Helsingin osalta kaikkia muita palveluita paitsi lastensuojelun laitoshoitoa ja lastensuojelun ammatillista perhehoitoa.

Kirjaukset on mahdollista piilottaa niin, etteivät ne näy huoltajalle, mutta näkyvät alaikäiselle asiakkaalle itselleen. Jos kirjauksen piilottaa alaikäiseltä, se ei näy myöskään huoltajalle. Aina pidempiaikaisissa viivästämisissä ole yhteydessä palvelunjärjestäjään.

Rajoituksia ei ole mahdollista tehdä huoltajakohtaisesti, vaan ne koskevat kaikkia yhtä aikaa (huoltajia, tiedonsaantioikeutettuja henkilöitä).

Käytännössä monesti oma sosiaalityöntekijä tai muu vastuutyöntekijä (usein palvelunjärjestäjällä käytetään termiä omatyöntekijä).

Ei kuulu. Perhekuntoutuksen päivittäiskirjauksia ei koske viivästäminen kategorisesti.

Ei kuulu. Avohuollon kirjauksia ei koske viivästäminen kategorisesti.

Päivittäiskirjaukset viivästetään kategorisesti 18 vuoteen asti. Muut kirjaukset tapauskohtaisesti.

Perhehoidossa ei tehdä päivittäiskirjauksia. Ostoperhehoidon tukityöntekijät tekevät kirjauksia tarpeen mukaan, joten kategorista viivästämistä ei tehdä.

Vammaispalvelujen osalta viivästäminen käsitellään aina tapauskohtaisesti.

Yksityishenkilöillä ei ole kirjaamisvelvollisuutta. Ostoperhehoidon tukityöntekijät tekevät kirjauksia tarpeen mukaan puitesopimuksissa määritellyllä tavalla.

Lyhytaikaista viivästämistä on ammattilaisen mahdollista arvioida itse, esimerkiksi jos on tarve käydä kirjaus asiakkaan tai huoltajan kanssa läpi. Aina pidempiaikaisissa viivästämisissä tai jos on tarve jättää kokonaan näyttämättä (erityissisältö) ole yhteydessä palvelunjärjestäjään.

Helsingissä ja VAKEssa ei ole rinnakkaisliittymismallia käytössä.

Kanta-informointi on sosiaali- ja terveydenhuollolle yhteinen, joten se on pääsääntöisesti lähes kaikilla asiakkailla jo tehtynä. Jos asiakkaalla ei jostain syystä olisi Kanta-informointia tehtynä, palveluntuottaja voi sen tehdä. Huoltaja voi myös vastaanottaa Kanta-informoinnin alaikäisen puolesta puolesta-asioinnin oikeuksilla OmaKannassa.

Lisää Kanta-informoinnista voi lukea täältä: Kanta-informointi - Kanta.fi(Linkki johtaa ulkoiseen palveluun)